Gestire il tempo in smart working

Mi voglio collegare subito allo scorso articolo, quando ti ho citato una delle 6 leggi sul tempo : “ La legge di Parkinson”, ricordi?

E’ quella legge che dice : “ il lavoro si dilata fino ad occupare la totalità del tempo disponibile” …ed i seri rischi sono quelli di utilizzare più tempo di quanto sia necessario, quindi essere meno efficienti e meno in equilibrio con le altre aree importanti della nostra vita.

Ma com’è nata questa legge?

Cyril Northcote Parkinson , storico navale britannico, aveva osservato che più gli apparati burocratici si espandono, più tendono a diventare inefficienti.

Iniziò ad osservare questo teorema anche in altri ambiti e si rese conto che quando le dimensioni di qualcosa aumentano, la sua efficienza diminuisce di conseguenza (non pensare male eh 😉 )

Scoprì inoltre che anche compiti decisamente semplici potessero acquistare complessità nel caso fosse prolungato il tempo a disposizione per il loro svolgimento.

Le conseguenze di questa osservazione sono che quanto, un tempo assegnato per un tasks, diventa più breve, tanto più sarà semplice e più facile risolverlo.

Interessante vero?

Io personalmente sono anni che lavoro in Smart Working ed ho toccato con mano il vero significato di questa legge.

Ti risulta famigliare?

E quindi che cosa bisogna fare?

Bisogna valutare il tempo necessario, fissarsi un limite.

Se hai a disposizione tre giorni per portare a termine un determinato lavoro, ti impegnerai per terminarlo in tre giorni, ma se hai a disposizione due settimane impiegheresti due settimane per terminarlo.

La pressione di una scadenza ti spinge a completare un compito da eseguire, ma senza tempistiche  ti perderai dietro a quel compito, diminuendo totalmente l’efficienza che hai a disposizione nel poterlo terminare e quindi la possibilità di  utilizzare il tempo per te stessa o per svolgere altre mansioni.

Ecco alcuni consigli su come far lavorare questa legge a tuo vantaggio:

• Crea una lista delle cose da fare.

• Stabilisci un ordine d’importanza, ricordi la storia del Maestro Zen dello scorso articolo? Per prima cosa individua le cose più importanti da fare.

• Crea dei blocchi delle cose che vuoi fare durante la giornata:

• Primo blocco : cose importanti da fare sul lavoro/salute/famiglia
• Secondo blocco : cose che riguardano attività fisica, hobbies, casa
• Terzo blocco: attività extra

• Prima di iniziare un lavoro datti una data di inizio e una data di fine creando un senso di urgenza

• Dividi i compiti più grandi in piccole parti, assegna una data specifica di conclusione

con  la tecnica del pomodoro, ovvero metti limiti temporali di 25 minuti, in questi 25 minuti metti totalmente il tuo FOCUS, ogni 25 minuti 5 minuti di pausa, ed ogni quattro blocchi una pausa più lunga da 20 minuti.

• Elimina tutte le distrazioni ne parleremo meglio con prossimo articolo , ti citerò un’altra legge in merito.